Phần lớn mâu thuẫn với khách không phải vì ai xấu tính mà vì hai bên hiểu khác nhau về cùng một câu nói. Giấy tờ tồn tại để loại bỏ chỗ hiểu khác đó.
Vì sao cần viết ra
Trí nhớ khác nhau. Sau vài tuần, hai bên nhớ hai phiên bản khác nhau.
Phạm vi trôi. Yêu cầu nhỏ cộng dồn thành khối lượng gấp đôi.
Bảo vệ cả hai bên. Không phải chỉ bảo vệ mình.
Thể hiện sự chuyên nghiệp. Khách nghiêm túc đánh giá cao điều này.
Không cần dài. Một trang rõ ràng tốt hơn mười trang không ai đọc.
Với việc nhỏ. Một email xác nhận phạm vi và giá cũng đủ.
Gửi trước khi bắt đầu. Không phải sau khi quay xong.
Có xác nhận của khách. Ký, hoặc trả lời email đồng ý.
Điều khoản về phạm vi
Quay gì. Mô tả cụ thể đối tượng và địa điểm.
Bao nhiêu buổi quay. Và mỗi buổi kéo dài bao lâu.
Sản phẩm giao. Số phút video, số ảnh, định dạng, độ phân giải.
Bao gồm gì trong hậu kỳ. Chỉnh màu, nhạc, chữ, dựng theo kịch bản.
Số lần sửa. Và thế nào là một lần sửa.
Không bao gồm gì. Ghi rõ cũng quan trọng như ghi cái có.
Ai lo giấy phép. Nếu nơi quay yêu cầu.
Ai duyệt sản phẩm. Ghi rõ một người có quyền quyết định. Nhiều người duyệt với ý kiến trái nhau là nguyên nhân khiến dự án kéo dài vô hạn.
Ai cung cấp nội dung phụ. Logo, chữ, thông tin liên hệ để chèn vào video, và hạn chót khách phải gửi.
Ai lo tiếp cận địa điểm. Khách thường phải sắp xếp phần này.
Thời gian và thanh toán
Ngày quay. Và phương án nếu thời tiết không cho phép.
Thời gian giao sản phẩm. Tính từ ngày quay hoặc từ ngày khách duyệt.
Thời hạn phản hồi của khách. Nếu khách chậm duyệt thì thời gian giao dời tương ứng.
Tổng giá. Và đã bao gồm những gì.
Đặt cọc. Thường một phần khi ký.
Thanh toán còn lại. Trước khi giao sản phẩm cuối.
Phí huỷ. Nếu khách huỷ sát ngày quay.
Hình thức thanh toán. Chuyển khoản hay tiền mặt, xuất hoá đơn hay không. Thống nhất trước để không phát sinh tranh luận lúc bàn giao.
Phí phát sinh. Bảng giá cho các trường hợp ngoài phạm vi.
Bản quyền và sử dụng
Ai giữ bản quyền. Mặc định thường thuộc người tạo, trừ khi thoả thuận khác.
Khách được dùng làm gì. Quảng cáo, mạng xã hội, in ấn, hay tất cả.
Thời hạn sử dụng. Vô thời hạn hay có giới hạn.
Có được sửa lại không. Cắt, thêm chữ, đổi nhạc.
Có được bán lại không. Thường là không.
Bạn có được dùng làm mẫu không. Điều này quan trọng để xây dựng hồ sơ năng lực.
Nếu khách yêu cầu độc quyền. Tính giá cao hơn vì bạn mất quyền dùng làm mẫu.
Nhạc và tài nguyên bên thứ ba. Nêu rõ giấy phép và ai chịu chi phí.
Rủi ro và giới hạn trách nhiệm
Thời tiết xấu. Không phải lỗi ai. Nêu rõ cách xử lý.
Không được phép bay. Nếu tới nơi mới biết khu vực hạn chế.
Hỏng thiết bị giữa buổi. Phương án và thời hạn quay bù.
Mất dữ liệu. Cam kết sao lưu và giới hạn trách nhiệm.
Thiệt hại do bay. Ai chịu, và có bảo hiểm không.
Giới hạn bồi thường. Thường không vượt giá trị hợp đồng.
Thời gian lưu file. Bạn giữ file thô bao lâu sau khi giao.
Trường hợp bất khả kháng. Thiên tai, dịch bệnh, lệnh cấm bay đột xuất. Nêu rõ hai bên xử lý ra sao và phần đã thanh toán được tính thế nào.
Bảo mật. Nếu quay công trình hoặc cơ sở nhạy cảm, ghi rõ bạn không công bố hình ảnh khi chưa có đồng ý.
Điều khoản chấm dứt. Khi nào mỗi bên được dừng và hậu quả tài chính.
Câu hỏi thường gặp
Với việc nhỏ có cần hợp đồng đầy đủ không?
Không nhất thiết. Một email xác nhận phạm vi, giá và thời gian giao, có khách trả lời đồng ý, là đủ cho việc nhỏ.
Vì sao phải ghi rõ cả những gì không bao gồm?
Vì phạm vi trôi — các yêu cầu nhỏ cộng dồn thành khối lượng gấp đôi. Ghi rõ phần không bao gồm quan trọng ngang phần có.
Nếu khách yêu cầu độc quyền hình ảnh thì sao?
Tính giá cao hơn, vì khi đó bạn mất quyền dùng sản phẩm làm mẫu để tìm khách mới — một giá trị thật với người làm nghề.
Nên xử lý điều khoản thời tiết thế nào?
Nêu rõ đây không phải lỗi bên nào, ai chịu chi phí đi lại của buổi hoãn, và thời hạn sắp xếp buổi quay bù.
Đọc thêm trong Hậu kỳ video drone và Kỹ thuật bay & cú máy.
